La factura electrónica es un proceso obligatorio por Ley, el cual se exige a las empresas que deben declarar IVA e Impoconsumo, donde el plazo es el 1 de enero de 2019. A continuación, se explica cómo facturar electrónicamente en Colombia.
¿Cómo facturar electrónicamente en Colombia?
Se recuerda que para implementar la factura electrónica es necesario empezar con un proceso de habilitación el cual la DIAN lo exige. En pocas palabras, el procedimiento consiste en que el empresario, obligado o voluntario, compruebe con unas cuantas pruebas tecnológicas, el software idóneo para que se puede realizar el proceso de facturación electrónica.
Se recomienda consultar los software autorizados por la DIAN aquí, pues de este modo ya se tiene plena certeza de su funcionamiento y que ya han sido aprobados por la entidad central a cargo de este procedimiento.
Trámite para facturar electrónicamente en Colombia
La DIAN ha habilitado a las empresas obligadas y a las voluntarias una plataforma online gratuita, desde la cual es posible que se realicen pruebas para la implementación del software de facturación electrónica. Los pasos en detalle son los que se muestran a continuación.
Lectura recomendada: Cómo sacar el RUT por primera vez.
Registrarse como un facturador electrónico
Lo primer por hacer es acceder a MyPE aquí, que es la plataforma desarrollada por la DIAN para este procedimiento. Usted debe elegir la opción de registrar usuario.
Registro de usuario que va a facturar electrónicamente
Diligencie cada uno de los campos de identificación, recordando que la información se va a ingresar del mismo modo que aparece en el RUT de la empresa.
Registrar el software para la facturación electrónica
Al finalizar con los anteriores pasos, va a estar en la obligación de presionar el botón registrar para que ingrese el nombre del software que usted quiere usar. Debe diligenciar los campos que aparecen en pantalla como se explica a continuación.
- Nombre – Digite el NIT de la empresa al lado del nombre del software que quiere usar, en otras palabras, este es un espacio en el que se ingresan números y letras.
- Ingrese pin – Debe crear una clave que conste de siete caracteres. Tenga presente que debe incluir letras, mayúsculas y minúsculas.
Generar datos de prueba de la factura electrónica
Al diligenciar los campos va a dirigirse a la opción de generar datos de prueba. Con ello, el sistema le va a enseñar el identificador del software, la URL y el usuario ambiente.
Crear una nueva contraseña
Al finalizar con la generación de ambiente en donde va a operar el software, usted debe crear una contraseña nueva.
Guardar y comenzar con el sistema de facturación electrónica
Una vez finalice con cada uno de los anteriores pasos, va a guardar y de inmediato cargue toda la información del software que fue registrado en la plataforma. Con ello le va a llegar un correo electrónico en el que se especifica la información que corresponda con su caso.
Implementación de la facturación electrónica
Al cumplir con cada uno de los pasos anteriores ya puede empezar a implementar la facturación electrónica. Recuerde que con este sistema es posible que elabore facturas, notas de crédito, notas débito y el acuse de recibido.
Además de lo anterior, usted ya puede utilizar el software de prueba. No olvide que la empresa está obligada y que hay máximo 6 meses para implementar el software definitivo; en caso de querer hacerlo de modo voluntario, dispone de tres meses antes, que la DIAN le pueda exigir que cumpla de manera obligatoria con la facturación electrónica.
Arturo Quiroga
Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia. Especialista en gerencia y administración financiera; magíster en dirección y gestión tributaria. Con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias.
