El artículo 616-2 del E.T específica que toda persona natural que venda productos o servicios pero que se encuentre en el régimen simplificado del IVA, no están obligadas a expedir facturas de venta. Claro, será necesario que se sigan las indicaciones del artículo 617 del ET. Además esto contempla que no son necesarios otro tipo de documentos que sirvan de respaldo como una factura común y corriente como por ejemplo los tiquetes de las máquinas registradoras.
Hay que hacer la salvedad que este modo de la cuenta de cobro no es aplicable para los tipógrafos elaboradores de facturas, ya que aunque pertenezcan al régimen simplificado si deben facturar este tipo de trabajos de acuerdo a lo dispuesto en el art.618-2 del E.T y el parágrafo 2 del art.2 del Dic. 1001/1997.
En ese orden de ideas, al hablar de cuenta de cobro, las personas que de manera voluntaria decidan expedir factura pese a estar en el régimen simplificado, deben dar cumplimiento con el registro de todos los datos requeridos en una factura común a excepción de contar con la autorización expedida por la DIAN para la numeración de la facturación. Esto debido a que sólo es necesario para quienes estén obligados a expedir factura de acuerdo al art.3 de la Resolución DIAN 3878 de Junio de 1996.
Ejemplo de cuenta de cobro
El siguiente formato o plantilla es un ejemplo sobre una cuenta de cobro que puede ser modificada según las necesidades, útil para venta de servicios o bienes a empresas. Recuerde que la información allí registrada debe ser verificada antes de su envío y contar con el RUT y la orden del servicio.
Cuenta de cobro 001
NOMBRE DE LA EMPRESA A COBRAR
Nit. 888.000.999-7
DEBE A:
NOMBRE DE LA PERSONA QUE COBRA
C.C. 1,111,111,111 de Ciudad (Departamento).
LA SUMA DE:
Doscientos treinta mil pesos ($230.000,oo)
Por concepto de:
- Alguna cosa.
- Otra cosa.
Cordialmente,
Nombre de la persona que cobra
C.C. 1,111,111,111
Teléfono 123-1234567 Dirección Calle X # 0-00
*Cuenta del banco para consignar el dinero.
Descargar Plantilla Cuenta de Cobro
Alternativa:
Vale la pena tener presente en este tema de las cuentas de cobro que la persona que adquirió los servicios o productos por medio de la transacción si pertenece al régimen común es cuando como empresa o persona sí se verá en la obligación de hacer el denominado Documento equivalente. En caso de no pertenecer al régimen común debe pedir el favor al vendedor que sí está cobijado por el régimen simplificado para expedir un documento que le sirva como soporte de la compra.
Por estas razones, los vendedores del régimen simplificado del IVA que no están expidiendo facturas de venta ni algún tipo de documento que sirva como equivalente, pueden recurrir a las cuentas de cobro como una alternativa que le será de ayuda a sus clientes para soportar los cobros o pagos por sus servicios o productos adquiridos.
Con esto los clientes podrán respaldar legalmente sus compras, pero también los vendedores como pertenecientes al régimen simplificado contarán con un documento que sirve de soporte para hacer cobros jurídicos cuando no se pague en el tiempo debido a la cuenta de cobro correspondiente.
Además de lo anterior, durante la expedición de una cuenta de cobro no se debe olvidar acompañar la misma del RUT y de la orden del servicio, pues con esto se brindarán las condiciones necesarias para el respaldo de la información.
