La factura electrónica ya se ha reglamentado en Colombia y por esa razón desde el primero de enero de 2019, todas las empresas en el país se encuentran en la obligación de implementar el sistema de facturación electrónico, como el único método para llevar su registro contable de transacciones.
¿Qué es la factura electrónica?
La facturación electrónica, del mismo modo que ocurre con la física, es un tipo de documento que se usa como un soporte para las transacciones de venta de servicios y/o bienes, la cual tiene que cumplir con una serie de condiciones y características para su expedición, recibo, rechazo o conservación.
De este modo, también se aclara que la expedición de la factura electrónica concibe tanto la generación por quien se obliga a facturar, como la entrega de la misma al adquirente, también se deben expedir electrónicamente las notas crédito, notas débito y acuse de recibo, por medio de Software de facturación electrónica.
Características de la facturación electrónica
- La factura electrónica es obligatoria en Colombia.
- Aunque las fechas pueden ser confusas debido a que inicialmente se estipuló para el 2018, lo cierto es que la fecha límite es el 1 de enero de 2019 para la factura electrónica y que el año 2018 está pensado para que se iniciara un proceso de transición.
- Las entidades que la implementen lo deben hacer en el 100% de las facturas.
- Quienes den inicio con el proceso de la factura electrónica, no van a poder expedir si se da el caso: la factura electrónica contemplada en el Decreto 1929 2007, factura por computador del artículo 1165 de 1996, ni factura por talonario.
- La DIAN recibe un ejemplar exacto de las facturas o notas en un lapso de 48 horas.
- La factura electrónica puede ser un título valor, una vez expedido el Decreto de circulación de las facturas electrónicas que es reglamentado por la ley 1231 de 2008.
¿Quiénes deben implementar la facturación electrónica?
- Personas naturales o jurídicas que tengan la obligación de facturar y las cuales sean seleccionada por la DIAN para que expidan la factura electrónica como parte de su actividad.
- Personas naturales o jurídicas con la obligación de facturar y que hayan optado por la expedición de la factura electrónica, es decir, los voluntarios.
- Personas que no pese a no encontrarse en una situación de obligación de facturar según el Estatuto Tributario y/o los decretos reglamentarios, hayan optado por la expedición de la factura electrónico (voluntarios).
¿Cuáles son los pasos a seguir para implementarla?
En este tutorial se explica cómo implementar la factura electrónica paso a paso.
- Proceso fiscal – Es necesario surtir con el procedimiento de habilitación con la DIAN. Desde la DIAN se plantean todas las características del proceso y los pasos a seguir para este tipo de facturación.
- Proceso técnico – Es clave que se cumplan con una serie de actividades que sean convenientes para el diseño, construcción y adquisición de soluciones de carácter tecnológico para que se realice la factura electrónica, lo cual se puede dar con medios propios o con un proveedor tecnológico.
Beneficios de la factura electrónica
Desde la perspectiva de las empresas, los beneficios de implementar este sistema son:
- Los tiempos de entrega de la factura van a dejar de requerir días para pasar a sólo minutos.
- La calidad de los datos va a mejorar, pues se controlan con documentos electrónicos.
- Se dará un incremento exponencial en facilitar la aceptación y rechazo de la factura, lo cual va a mejorar el tiempo de contabilización de la factura en hasta tres días.
- Logra ofrecer un impacto positivo en el flujo de caja porque se mejora el tiempo de contabilización.
- Se reducen los costos asociados con la facturación en un 85%.
