Plantilla Excel: Cuentas por cobrar y pagar

Lo primero de que debemos hacer es dirigirnos a Excel y crear unas celdas con datos básicos como: Proveedor, número de factura, valor, la fecha de expedición de la factura y de vencimiento, los días que tiene por vencer o de vencida, consecutivo del soporte con el que se canceló y la fecha de cancelada.

Luego procederemos a insertar la función “Ahora” la cual nos permitirá ver la fecha actual, es indispensable hacer esto, más adelante veremos porqué.

Como siguiente paso nos ubicamos sobre la columna Días, y allí utilizamos la función SI, la estructura de esta función es muy simple y útil, básicamente lo que hace esta función es: Si se cumple determinada condición, entonces se realizará una operación que fijemos, y si no sucede la condición entonces arrojará otro valor, para este ejercicio quedaría así:

Si la fecha de vencimiento es igual a ningún valor entonces el resultado es ningún valor, de lo contrario a fecha de vencimiento se le restará la fecha actual. La resta de estos dos valores dará como resultado los días que faltan por vencer o de vencida cada factura.

El siguiente paso será hacer una alerta con colores para que sea visualmente más fácil saber cuáles están prontas a vencer o vencidas.

Para esto seleccionamos la columna días, luego vamos a la opción formato condicional, en inicio, estilos, resaltar reglas de celdas y por último “Es mayor que…”  en el primer recuadro pondremos desde qué cantidad de días se considera lejos de vencerse la factura, para este ejemplo se utilizó el número 5 lo cual significa que de 5 días en adelante estará lejos de vencer. En el segundo recuadro seleccionamos el color el cual representará dicho acontecimiento.

Ahora procederemos a repetir los pasos para las facturas que estén cerca a vencer o recientemente vencidas, para esto iremos de nuevo a formato condicional, resaltar reglas de celdas y por último seleccionamos la opción “Entre…” seleccionamos el rango de fechas que consideremos razonable, en este caso fue desde -4 hasta 4 y después seleccionamos el color.

Debemos repetir el mismo procedimiento para las facturas vencidas; de nuevo vamos a formato condicional, resaltar reglas de celdas y “Es menor que” ahora el número de días será un valor negativo indicando que ya se pasaron del día límite de pago para este caso será el -5.

Si queremos cambiar alguna de estas reglas en un futuro lo que debemos hacer es ir a formato condicional y seleccionar administrador de reglas, allí podemos hacer los cambios que creamos necesarios.