Cómo hacer una nómina en Excel y aspectos a tener en cuenta

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Cuando vemos que nuestra empresa empieza a crecer se ve la necesidad de contratar personal para que ayude en las labores diarias, además de buscar el perfil de la persona más adecuada que se adapte a nuestras necesidades, hay que tener en cuenta los aspectos legales pertinentes, los cuales generalmente se desconocen a la hora de vincular trabajadores a la empresa.

La legislación Colombiana protege en un alto grado a los trabajadores, es por esta razón que se debe tener precaución a la hora de contratar personal.

nomina

Aspectos importantes al contratar un empleado

Cuando se pacta una relación laboral se debe tener un contrato de trabajo especificando de forma detallada cuáles son las obligaciones de cada una de las partes, hay que tener en cuenta que existen varios tipos de contrato, que además pueden ser verbales o escritos.

Otro aspecto relevante es registrar la empresa en las entidades prestadoras de salud, pensión, ARL, cajas de compensación familiar, SENA y ICBF. Posteriormente vincular el empleado a las respectivas empresas prestadoras del servicio, cuando el trabajador inicie labores ya debe estar afiliado a todo lo anterior.

Para tener en cuenta

Deberá tener en cuenta que algunas personas se encuentran exoneradas del pago a salud y aportes parafiscales de sus empleados, al respecto el estatuto tributario en el artículo 114-1 señala que:

Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Prestaciones sociales en la nómina

Adicionalmente deberá tener en cuenta las siguientes prestaciones que se le deben pagar a un empleador:

  • Cesantías: Equivalen a un mes de salario por cada año trabajado.
  • Intereses sobre cesantías: Son el 12% sobre el valor de las cesantías al terminar el periodo fiscal.
  • Prima de servicios: Equivale a medio salario por cada semestre trabajado.

Por otro lado las vacaciones que son 15 días hábiles remunerados por cada año trabajado, la dotación se debe entregar tres veces al año para empleados que presten sus servicios por más de 3 meses y que devengan menos de dos salarios mínimos.

En este orden de ideas un trabajador en Colombia para el 2020 cuesta:

ConceptoBase%Valor mensual empleadorValor mensual empleado
SalarioMínimo$ 877.804
Aux de transporte$ 102.853
SaludSalario8.5%$ 74.613$ 35.112
PensiónSalario12%$ 105.336$ 35.112
ARLSalario0.522%$ 4.582
ICBFSalario3%$ 26,334.
SenaSalario2%$ 17,556.
Caja de compensaciónSalario4%$ 35,112.
PrimaSalario + aux8.330%$ 81,721.
CesantíasSalario + aux8.330%$ 81,721.
Intereses sobre cesantíasCesantías1%$      817.
VacacionesSalario4.170%$ 36.517
TOTAL$ 1.444.966$ 70.224

Terminación del contrato laboral

Cuando caduque el contrato laboral y deba pagar la liquidación debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 65 del código sustantivo de trabajo:

“Si a la terminación del contrato, el (empleador) no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidos, salvo los casos de retención autorizados por la ley o convenidos por las partes, debe pagar al asalariado, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo”.

Todo lo anterior puede ayudar a prevenir futuras sanciones o demandas laborales millonarias, es mejor incurrir en estos gastos relativamente pequeños, o buscar otras soluciones como es el outsourcing, el cual consiste en que una empresa contrata a un tercero para que le envié una persona “empleado” especializado en determinadas labores, la empresa contratante no le pagará al empleado, sino al tercero con el que se contrató el servicio. Con esta modalidad de contratación el empleador deberá entrar a analizar qué es lo más conveniente para su empresa.

Plantilla de Nómina en Excel

formato de nomina en excel

Teniendo en cuenta los temas anteriormente tratados se puede deducir que la nómina es un factor el cual se debe tratar con mucha precaución para evitar futuros inconvenientes con empleados o entes de control como la UGPP (Unidad de gestión pensional y parafiscal). Con el formato disponible para descargar se mostrará paso paso de cómo podrá liquidar su nómina.

 

Lo primero que debe hacer, señalar si se acoge a los beneficios de E.T artículo 114-1:

formato nomina en excel

Con esta opción Excel se remplazarán los porcentajes correspondientes a los aportes según sea el caso.

Deberá tener en cuenta las tarifas de riesgos profesionales a la cual pertenece y seleccionarlo en la sección de seguridad social.

formato nomina en excel

Una vez hecho esto los datos que deberá llenar en la primera sección son del formato de nómina:

Nombre del empleado, cargo, sueldo básico, días trabajados y comisiones.

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Luego de esto en la parte inferior se encuentra la sección del cálculo de horas extras el cual automáticamente arrastrara la información de nombres y salario básico, exclusivamente deberá llenar el número de horas  extra en cada caso.

Con esta información la plantilla calculará todo lo que le debe pagar a sus empleados, y las provisiones que se debe hacer mensualmente.

Cómo hacer una nómina en Excel y aspectos a tener en cuenta 2
Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia. Especialista en gerencia y administración financiera; magíster en dirección y gestión tributaria. Con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias.

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