Cómo hacer una nómina en Excel y aspectos a tener en cuenta

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Colombia

Cuando vemos que nuestra empresa empieza a crecer se ve la necesidad de contratar personal para que ayude en las labores diarias, además de buscar el perfil de la persona más adecuada que se adapte a nuestras necesidades, hay que tener en cuenta los aspectos legales pertinentes, los cuales generalmente se desconocen a la hora de vincular trabajadores a la empresa.

La legislación Colombiana protege en un alto rango a los trabajadores, es por esta razón que se debe tener precaución a la hora de adquirir este servicio.

Como hacer una nómina

Aspectos importantes al contratar un empleado

Cuando se pacta una relación laboral se debe tener un contrato de trabajo especificando de forma detallada cuáles son las obligaciones de cada una de las partes, hay que tener en cuenta que existen varios tipos de contrato, que además pueden ser verbales o escritos.

Otro aspecto relevante es registrar la empresa en las entidades prestadoras de salud, pensión, ARL, cajas de compensación familiar, SENA y ICBF. Posteriormente vincular el empleado a las respectivas empresas prestadoras del servicio, cuando el trabajador inicie labores ya debe estar afiliado a todo lo anterior.

Deberá tener en cuenta lo establecido en la  Ley 1607 de 2012 en su artículo 25 el cual señala la exoneración del pago de aporte de Parafiscales y Salud para algunas empresas, el texto es el siguiente:

Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta para la equidad (Cree), correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes, Lo anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales seguirán obligados a efectuar los aportes.

Adicionalmente deberá tener en cuenta las siguientes prestaciones que se le deben pagar a un empleador:

Cesantías: equivalen a un mes de salario por cada año trabajado.

Intereses sobre cesantías: son el 12% sobre el valor de las cesantías al terminar el periodo fiscal.

Prima de servicios: equivale a medio salario por cada semestre trabajado.

Por otro lado las vacaciones que son 15 días hábiles remunerados por cada año trabajado, la dotación se debe entregar dos veces al año para empleados que presten sus servicios por más de 3 meses.

En este orden de ideas un trabajador en Colombia cuesta:

ConceptoBase%Costo mensualCosto anual
SalarioMínimo689,454 $8,273,448 $
Aux de transporte77,700 $932,400 $
SaludSalario8.5%58,604 $703,248 $
PensiónSalario12%82,734 $992,808 $
ARLSalario0.522%3,599 $43,188 $
ICBFSalario3%20,684 $248,208 $
SenaSalario2%13,789 $165,468 $
Caja de compensaciónSalario4%27,578 $330,936 $
PrimaSalario + aux8.330%63,904 $766,848 $
CesantíasSalario + aux8.330%63,904 $766,848 $
Intereses sobre cesantíasCesantías1%639 $92,021 $
VacacionesSalario4.170%28,750 $345,000 $
TOTAL1,131,339 $13,660,421 $

Cuando caduque el contrato laboral y deba pagar la liquidación debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 65 del código sustantivo de trabajo:

“Si a la terminación del contrato, el (empleador) no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidos, salvo los casos de retención autorizados por la ley o convenidos por las partes, debe pagar al asalariado, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo”.

Todo lo anterior puede ayudar a prevenir futuras sanciones o demandas laborales millonarias, es mejor incurrir en estos gastos relativamente pequeños, o buscar otras soluciones como es el outsourcing, el cual consiste en que una empresa contrata a un tercero para que le envie una persona “empleado” especializado en determinadas labores, la empresa contratante no le pagará al empleado, sino al tercero con el que se contrató el servicio. Con esta modalidad de contratación el empleador deberá entrar a analizar qué es lo más conveniente para su empresa.

Plantilla de Nómina en Excel

Liquidación de nómina en Excel
Liquidación de nómina en Excel

Teniendo en cuenta los temas anteriormente tratados se puede deducir que la nómina es un factor el cual se debe tratar con mucha precaución para evitar futuros inconvenientes con empleados o entes de control como la UGPP (Unidad de gestión parafiscal). Con el formato disponible para descargar se mostrará paso paso de cómo podrá liquidar su nómina.

Lo primero que debe hacer, señalar si se acoge a los beneficios de la ley 1607 del 2012:

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Con esta opción Excel pondrá los porcentajes correspondientes a los aportes según sea el caso.

Deberá tener en cuenta las tarifas de riesgos profesionales a la cual pertenece y seleccionarlo en la sección de seguridad social.

plantilla-nomina-configuracion

Una vez hecho esto los datos que deberá llenar en la primera sección son:

Nombre del empleado, cargo, sueldo básico, días trabajados y comisiones.

plantilla-nomina-empleado

Luego de esto en la parte inferior se encuentra la sección del cálculo de horas extras el cual automáticamente arrastrara la información de nombres y salario básico, exclusivamente deberá llenar el número de horas  extra en cada caso.

Con esta información la plantilla calculará todo lo que le debe pagar a sus empleados, y las provisiones que se debe hacer mensualmente.

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  • Taurus

    Muy buena información! Muchas Gracias.