En todas las empresas los trabajadores deben seguir las clausulas del contrato y otras responsabilidades que se adquieren por ley. Ahora bien, cuando se incumple con ello, los encargados de la sección de Recursos Humanos o a quien le corresponda, puede buscar un ejemplo de carta memorándum o redactarla desde cero, para así notificarle al empleado su error.
¿Qué es un memorándum?
Para ser estrictos con la definición, un memorándum o memorando es un escrito corto por medio del cual se intercambia información entre los departamentos que hacen parte de una organización, para así comunicar algún hecho o dato. De todos modos, para el caso que nos atañe, un memorándum es una notificación de una sanción o falta de un empleado que puede anexarse a su hoja de vida y por ende afectar su vida laboral a futuro.
Por ejemplo, una empresa puede enviar un memorándum para:
- Informar un cambio de horario.
- Recordar una reunión.
- Solicitar la entrega de un informe.
- Comunicar un nuevo procedimiento.
- Organizar el trabajo y comunicar decisiones.
- Dejar constancia de un incumplimiento.
- Hacer un llamado de atención.
¿Para qué sirve una carta memorándum?
El memorándum ayuda a transmitir un mensaje de forma directa y ordenada. A diferencia de una conversación, permite conservar una constancia escrita de lo comunicado.
Su contenido dependerá de lo que se quiera informar. Puede dirigirse a una sola persona, a un departamento o a todos los trabajadores de una organización; sus usos pueden ser múltiples, pero se resaltan los siguientes:
Memorándum informativo
Se utiliza para anunciar cambios, actividades, fechas o decisiones internas. Por ejemplo, puede informar un nuevo horario de atención o el cierre temporal de una oficina.
Memorándum de solicitud
Sirve para pedir una tarea, un documento o una respuesta dentro de un plazo determinado. El mensaje debe dejar claro qué se necesita, quién debe hacerlo y cuál es la fecha límite.
Memorándum de llamado de atención
Puede emplearse para informar a un trabajador sobre una situación que debe corregir. En estos casos es importante describir los hechos con respeto, evitar acusaciones exageradas y seguir las reglas internas de la empresa.
Lectura recomendada: Carta de certificación laboral.
Ejemplos de carta Memorándum
Como recomendación para quien se dispone a redactar un memorándum, debe tener en mente que un texto de este tipo se caracteriza por ser claro, preciso y breve. Así mismo, no es usual incluir una despedida, pero nunca estará de más personalizar el mensaje con una frase que sea cortés para el destinatario.
Ejemplo de carta memorando (Llamado de atención):
COLOMBIANA S.A.
MEMORÁNDUM N.º 2581
Para: Trabajador – Taller de pintura
De: Miguel Ramírez Pérez
Fecha: 21 de septiembre de 2026
El siguiente comunicado se hace llegar al señor Miguel Ramírez Pérez, trabajador del taller de pintura, como consecuencia de sus constantes faltas en su puesto de trabajo. Se recuerda que en COLOMBIANA S.A el horario laboral inicia desde las 8 A.M, motivo por el cual se solicita a todos los empleados a presentase quince minutos antes, para así poder dar solución a cualquier clase de inconveniente que pueda surgir durante su movilización hacia las instalaciones de la compañía.
Al ser la puntualidad uno de los valores más importantes dentro de nuestra política de ética y responsabilidades del empleado, se espera que a partir de la presente advertencia se mejore el comportamiento de acuerdo con lo aceptado contractualmente con la empresa.
En ese sentido, le hacemos un llamado de atención y recordamos de nuevo los compromisos adquiridos al firmar el ingreso a nuestra planilla de empleados. Esperamos que nuestra solicitud sea atentamente leída y llevada a la práctica.
Cordialmente,
Felipe Aguilar Salazar
Jefe de Recursos Humanos.
Ejemplo de carta memorando (Informativo):
COLOMBIANA S.A.
MEMORÁNDUM N.º 2026
Para: Todo el personal
De: Dirección Administrativa
Fecha: 28 de septiembre de 2026
Asunto: Información de interés
Por medio del presente se informa que, a partir del 5 de octubre de 2026, el horario de atención al público será de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
Cada responsable de área deberá organizar los turnos de su equipo y comunicar cualquier novedad a la Dirección Administrativa antes del 2 de octubre.
Agradecemos su atención y colaboración.
Mariana Torres
Directora Administrativa
Ejemplo de memorándum (Solicitud)
COLOMBIANA S.A.
MEMORÁNDUM N.º 7281
Para: Coordinación de Contabilidad
De: Gerencia General
Fecha: 28 de septiembre de 2026
Asunto: Entrega del informe mensual
Se solicita preparar el informe de ingresos y gastos correspondiente a septiembre de 2026.
El documento deberá enviarse a la Gerencia General antes del 5 de octubre e incluir los comprobantes pendientes y una explicación de cualquier diferencia encontrada.
Si se presenta alguna dificultad para cumplir el plazo, deberá informarse con anticipación.
Carlos Méndez
Gerente general
Formato de memorándum para copiar
MEMORÁNDUM N.º [número]
Para: [nombre o área destinataria]
De: [nombre o área remitente]
Fecha: [día, mes y año]
Asunto: [motivo del memorándum]
Por medio del presente se informa que [explicación clara de la situación].
Se solicita [acción que debe realizarse], antes del [fecha o plazo]. En caso de dudas, puede comunicarse con [persona o área responsable].
Atentamente,
[Firma, si corresponde]
[Nombre]
[Cargo]
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Cómo redactar un memorándum
No necesitas utilizar palabras complicadas para que el documento sea formal. Un buen memorándum debe permitir que la persona entienda rápidamente qué ocurrió y qué se espera de ella.
Escribe un asunto concreto
Evita asuntos generales como “información importante”. Es mejor utilizar frases específicas, como “Entrega del informe mensual” o “Cambio de horario de atención”.
Explica el motivo desde el comienzo
La primera oración debe indicar por qué se envía el documento. Esto evita que el lector tenga que revisar varios párrafos para entender el mensaje.
Incluye los datos necesarios
Si se solicita una tarea, señala la fecha límite, el lugar de entrega y la persona que recibirá el trabajo. Si se informa un cambio, indica cuándo comenzará a aplicarse.
Mantén un tono respetuoso
Incluso en un llamado de atención, el mensaje debe centrarse en hechos concretos. Evita amenazas, comentarios personales o expresiones que puedan resultar ofensivas.
Revisa el documento antes de entregarlo
Comprueba que los nombres, fechas, cargos y números sean correctos. También verifica que el asunto coincida con el contenido y que la acción solicitada pueda entenderse con facilidad.