¿Está iniciando un negocio o ya tiene uno y quiere administrar sus ventas con software punto de venta? ¡Bienvenido(a)! con esta guía práctica podrá crear paso a paso un terminal de venta sin grandes inversiones, simplemente utilizando un PC y el software uniCenta oPOS.

Antes de empezar con la guía es importante conocer sobre qué es un software para punto de venta, si aún tiene dudas sobre implementarlo en su empresa de seguro las resolverá y se animará a hacerlo, ya que gracias a estas tecnologías podrá ser mucho más competitivo, gastar menos tiempo en tareas cotidianas y proveer un servicio mucho más eficaz y agradable para sus clientes.

 ¿Ya conoce o ha escuchado sobre este tema y sus ventajas? pues ¡Vamos al grano! 

¿Qué es un software punto de venta?

PC, Impresora térmica y cajón monedero con Unicenta
Caja del software punto de venta realizando ventas

Para ser concretos, es seguro que usted ha comprado en alguna tienda, restaurante o cualquier otro tipo de negocio y a la hora de pagar el cajero registra su producto mediante un lector de código de barras o escribiendo un código en un computador y en cuestión de segundos le entrega un ticket con datos de su compra y además información relevante sobre la empresa como teléfonos, dirección, logo, etc.

Es una forma muy resumida de explicar lo que es un software de punto de venta viéndolo desde el punto de vista del cliente.

Como vendedor usted podrá: Gestionar sus ventas, ver rápidamente las ventas del día actual y días anteriores, registrar salidas de caja, generar descuentos, llevar una base de datos de sus clientes y proveedores, llevar un registro de sus productos… ya veremos cómo poder hacer todo esto utilizando la guía de Unicenta oPOS/Openbravo POS.

Ventajas de utilizar Unicenta oPOS

Ya mencionamos anteriormente algunas ventajas en general de utilizar software para terminal de punto de venta, pero existe una larga lista de estos programas en el mercado además de éste, algunos de pago con costos mensuales que si bien ofrecen ventajas interesantes no están al alcance del bolsillo para pequeñas empresas:

1 uniCenta es un software libre y gratuito, por lo mismo la única inversión que deberá hacer será de tiempo para aprender a utilizarlo.

Como se mencionó en el anterior punto es software libre, esto quiere decir que los creadores proveen el código fuente del programa para que las empresas puedan modificarlo y crear sus propias versiones en base a éste, aunque esto no es necesario en la mayoría de casos es importante saberlo porque podrá adaptar el software a sus necesidades especificas.

2 Los requerimientos a cumplir son minimos, el monitor debe permitir una resolución de al menos 800 x 600 y contar con  512 mb de RAM.

En pocas palabras puede utilizar un computador antiguo como punto de venta.

3 Permite crear varios puntos de venta conectados a una misma base de datos. El programa es multiplataforma, se puede utilizar en Windows, OS X, Linux y otros sistemas operativos más.

4 Funciona con hardware adicional como lectores de codigos de barras, lectores de tarjetas de crédito (datafono), impresoras de tickets e impresoras tradicionales para generar informes y básculas para pesar productos.

5 Altamente personalizable, cuenta con 15 idiomas integrados y funciona con varias monedas.

Cómo utilizar uniCenta POS en su empresa

Tras acceder al enlace de descarga podrá seleccionar el sistema operativo que esté usando. La instalación del programa es tradicional, es importante que en el proceso aparezca que el equipo tiene Java instalado como se ve en la imagen, en caso contrario primero deberá instalarlo, puede descargarlo gratis desde www.java.com/es/.

Proceso de instalación del software punto de venta
Proceso de instalación del software punto de venta

usuariosAl abrir el programa por primera vez le dirá que no ha detectado ninguna base de datos y si desea crear una preconfigurada. Se abrirá luego una interfaz para seleccionar un usuario, por defecto hay 4 usuarios:

  • Administrador
  • Empleado
  • Visitante
  • Jefe

Cada usuario tiene diferentes privilegios y pueden ser asignados, de esta manera por ejemplo el vendedor podrá utilizar “Empleado” para realizar ventas pero no podrá acceder a informes o configuraciones. Para este caso se utilizará la cuenta Administrador para poder configurar a gusto el software.

Cambiar idioma y moneda

uniCenta está en inglés y utiliza euros, no se preocupe, esto puede ser cambiado. Para empezar despliegue el menú con el botón azul que está en el costado izquierdo. Diríjase a Configuration y seleccione la pestaña locale y allí establezca su país y guarde los cambios con el botón Save.

Configurando idioma y moneda a uniCenta POS
Configurando idioma y moneda a uniCenta POS

Ahora cierre el programa y acceda a la carpeta donde instaló el programa. Por defecto es:

C:\Program Files (x86)\unicentaopos-version

Combinando directorios
Combinando directorios

Es MUY importante realizar correctamente este paso, es facil de hacer. Ahora entre al directorio llamado locales donde verá 15 carpetas con los idiomas disponibles, entre ellas Spanish y Mexican. 

Para este caso utilizaremos Spanish, dentro encontrará 2 carpetas, locales y reports. Copie esas 2 carpetas y peguelas en el directorio raíz del programa que es el mismo que se menciona más arriba, como ya existen otras carpetas con ese mismo nombre se deben combinar. Al ejecutar de nuevo uniCenta POS estará en español y con la moneda de su país (Colombia en este caso).

Asignar clave a cuenta administrador

Si desea que otras personas no puedan cambiar la configuración del software punto de venta ni utilizar el usuario Administrador vaya al menú y seleccione Cambiar clave, cuando le pida la clave angitua simplemente de click en aceptar y escriba la nueva contraseña.

Imprimir recibos de venta

Impresora termica para tiquetes
Impresora térmica para tiquetes

Para imprimir los tickets de venta o cierres de caja es necesario contar con una impresora térmica especialmente diseñada para esta labor. Para imprimir los informes de ventas se recomienda una impresora tradicional. Unicenta POS permite hasta 6 impresoras conectadas a un punto de venta.

Como pirmer paso debe configurar e instalar los drivers de su impresora, luego acceder al menú de Configuración y seleccionar la pestaña Peripherals. Seleccione Impresora 2 y cambie su valor por printer, si tiene bien instalada la impresora debe aparecer en el nuevo menú desplegable el nombre de la misma para seleccionarla:

Seleccionando la impresora para recibos
Seleccionando la impresora para recibos

Impresora se deja en screen para poder ver el tiquete generado desde el software, una opción útil en caso de no tener una impresora termica o simplemente para realizar pruebas sin malgastar papel. Para previsualizar el ticket vaya al menú y seleccione Impresoras.

Cambiar texto de los recibos

recibodepagounicentaPor defecto cuando se imprime un recibo de venta aparece información de uniCenta oPOS en él y también aparecen textos en inglés. Pero no hay problema, se pueden cambiar. En el menú seleccione Mantenimiento y luego Recursos. Busque el recurso llamado Printer.Ticket y seleccionelo.

El código que se ve ahora es el que se debe modificar, puede ser un poco tedioso hacerlo, si se hace algo mal se puede dañar la impresión de recibos. Para evitar errores copie todo el texto del recurso y guardelo en un block de notas en dos archivos diferentes, uno por seguridad llamado original.txt y el otro para modificar llamado modificar.txt, por poner un ejemplo.

La idea de este paso es ir buscando el texto que se quiere modificar y reemplazarlo por el que se quiere. Por ejemplo para reemplazar uniCenta oPOS por el nombre de su empresa:

Texto original en el recurso Printer.Ticket

<line><text align=”center” length=”42″>uniCenta oPOS</text></line>

Texto modificado del archivo modificar.txt

<line><text align=”center” length=”42″>ColConectada.com</text></line>

Como se ve sólo se modificó el nombre y el resto de texto se deja exactamente igual, es importante no modificar más que eso. El proceso se debe repetir hasta lograr que el recibo de venta quede como se quiere. Todo el contenido de modificar.txt se debe copiar y pegar en el recurso Printer.Ticket y debe ser guardados los cambios, en caso de ocurrir algún error siempre se puede volver a utilizar el contenido de original.txt.

Para ver los cambios se debe reiniciar el software punto de venta y utilizar la opción Impresoras como se menciona más arriba para previsualizar el tiquete.

Modificando recurso de recibo
Modificando recurso de recibo

Caja e inventario de su negocio

La caja de uniCenta aparece en el menú como Ventas y es allí como lo indica su nombre la sección para realizar la venta de los productos. Puede utilizar el teclado númerico para agregar el precio de producto y haciendo uso del botón + para agregarlo a la caja, si cuenta con un lector de códigos de barras el software automaticamente agrega el producto con el código leido.

En el apartado llamado Movimiento de caja puede registrar salidas o entradas de dinero que no sean realizadas por medio de ventas y especificar la razón del movimiento:

Registrando una salida de la caja
Registrando una salida de la caja

Creando productos para el inventario

 

Menú de inventario
Menú de inventario

Acceda al menú y luego a Inventario. Hay varios botones para organizar y gestionar de forma correcta los artículos del negocio, para este caso sólo utilizaremos el botón llamado Productos.

Agregando un producto a uniCenta
Agregando un producto a uniCenta

Para agregar un nuevo producto haga click en el icono + y rellene el formulario de una forma similar a la imagen, si lo desea puede utilizar categorías o atributos para organizar sus productos.

Para que el código de barras funcione el número debe ser igual al de las etiquetas. En la pestaña Inventario puede establecer más opciones sobre el producto en cuestión. En la pestaña Image puede asignar una imagen para el artículo pero es opcional.

Las pestañas Button y Propiedades son para configuraciones más avanzadas y no deberían modificarse a menos de que se sepa qué se está haciendo, la primera sirve para cambiar la apariencia del botón del producto en la caja utilizando código HTML y la segunda para agregar más opciones al producto, por ejemplo el precio con descuento.

Realizar ventas

Volviendo al tema de la caja y ya con productos creados es posible vender. Simplemente de click en los botones con el nombre del producto para vender y serán añadidos a la caja con el nombre y precio establecidos. Para aumentar la cantidad de un mismo producto seleccionelo y de click en +:

cantidad-productos

Para finalizar la venta utilice igual y se desplegará una ventana con los métodos de pago aceptados.

Métodos de pago en uniCenta POS
Métodos de pago en uniCenta POS

Botón aceptarSi selecciona Efectivo verá que aparecen imágenes de billetes de libra esterlina, esto no afecta la venta pero se puede cambiar como lo veremos más adelante. En Débito es posible asignar la venta a un cliente, de esta forma es posible fiar una venta y llevar la cuenta bien gestionada. En el menú Clientes se puede ver cómo funciona dicha opción. Para finalizar la venta haga click en Aceptar  y si el botón de impresión está activo y la impresora está bien configurada se imprimirá un recibo de venta.

Cerrar caja

Puede realizar el cierre de caja al finalizar el día o en el momento que lo crea conveniente. El software mostrará un informe del efectivo que tiene en caja y las salidas, así podrá comprobar si está todo en orden. Si lo desea puede imprimir un recibo del cierre de caja y así podría por ejemplo llevar un registro fisico de sus cierres de caja diarios:

Cerrando caja
Cerrando caja

Si lo necesita en algún momento, puede desde la sección Ventas utilizar una opción llamada Cierres de Caja y generar reportes ya sea del mes o de las fechas que se quiera.

uniCenta POS se baza en Openbravo POS que dejó de ser actualizado desde hace algunos años, aún así gran parte de documentación, scripts y tutoriales de Openbravo POS funcionarán con él.

Software punto de venta para PyMes
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Christian Reyes

Como se puede descargar el tutorial gracias

Lesly

Hola buen dia. Alguien sabe si puedo generar cotizaciones en unicenta 4.4.2 sin afectar el inventario??

Juan Sebastian Espinosa Giraldo

Hola Buen dia; alguien que me ayude con una consulta, cada vez que voy a facturar algo presiono la tecla = el unicenta se me cierra automaticamente, y cuando vuelvo abrirlo esta en el lugar de la peticion o sea despues de presionar el =, de antemano Gracias por su ayuda !!!

vero

Busca en google, google es tu amigo

Gregory

Hola Alguien que me ayude con la configuración de una impresora de tiket de 58 mm para este programa? esta predeterminado para imprimir en impresoras de 80 mm. Por favor ayuda.

Francisco escobar

la verdad es que la configuración del en recursos de los archivos printer tickets vienen código HTML impresoras de 80 mm lo que habría que hacer es reconfigurar estos dos archivos para que sus espacios se adecúan a l Las impresoras de 58 mm

hector mercado

Hola yo te puedo ayudar, enviame los datos por watsahp, le hemos colaborado a mas de cien cleintes a actualizar y configurar este software, 3165876309

Alexander

buenas tardes, después de instalar el programa me informa que no se puede cargar la caja, que proceso debo seguir para que arranque el programa correctamente. muchas gracias

ANA

ME GUSTARÍA SABER DONDE SE PUEDE VER EL TOTAL DE ALMACÉN EN EUROS QUE HAY A CUALQUIER FECHA QUE PONGAMOS, GRACIAS

frankli mina

¿es necesario tener una autorización mediante resolución por la Dian para usar este programa pienso comprar la ultima versión, se que se requiere tener autorización para solicitar el rango de facturación, no se si es necesario un permiso para la utilización del programa. ? y si es preciso ¿como realizo ese tramite?

Alex Córdoba

Es correcto … pero solo para aquellos que están registrados ante la DIAN como régimen común.

Patrick Haro

Hola. Una consulta actualmente estoy usando UniCenta para mi negocio, tengo un problema con el botón de “=”, ya que al oprimirlo no me esta abriendo la ventana adicional de los métodos de pago aceptados. Ya llevo días con este problema, de verdad quisiera su ayuda.
Muchas Gracias.

hector mercado

te recomiendo reinstalar el programa

Patricia

Hola. Instale el Unicenta 3,91 y al abrirlo me da un mensaje cannot close cash, Alguien me puede me puede ayudar? Gracias.

hector mercado

te recomiendo reinstalar el programa paticia, en caso contrario contactame al +57 3165876309 whatsap

Pierre

Hola, Me gustaria saber como solucionar el tema del impuesto. El software tiene conexión con el SII?
Muchas gracias