En el mundo empresarial se habla constantemente de los sistemas de gestión de calidad (SGC) y la necesidad de una certificación, para lo que se invierten grandes cantidades de dinero en capacitación, con el fin de mejorar el servicio o producto que ofrecen las empresas.
El sistema de gestión de calidad es el conjunto de elementos debidamente organizados que permiten trabajar en forma coordinada para cumplir con la política y los objetivos de calidad que han sido propuestos.
La aplicación de un sistema de gestión de calidad permite lograr mayor rentabilidad ya que se bajan costos al mejorar los procesos y la productividad, pero para lograrlo es de vital importancia vincular de manera activa a todo el personal, capacitándolo en todo lo que tiene que ver por el proceso de mejoramiento continuo hasta lograr productos y servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes.
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Beneficios del certificado de calidad
Un buen sistema de gestión de calidad permite prevenir problemas, al detectarlos en el mismo momento en el que ocurren, y por ende, identificar la causa y eliminar esa causa para que no se repita.
Cuando un producto o servicio es el resultado del cumplimiento de unos requisitos establecidos, da confianza a quien lo compra o lo utiliza, teniendo en cuenta que las empresas dependen de los clientes, éstas deben estar muy pendientes de las necesidades actuales y futuras con el fin de ir siempre adelante.
Lograr que la empresa sea certificada con una norma de calidad, le permite ser más competitiva, romper las barreras para exportación de productos, más posibilidades de ganar una licitación y un cambio de mentalidad en el personal que le permitirá estar preparado para el mejoramiento continuo.
Elementos de la certificación de calidad
Es necesario conocer los elementos que componen el certificado de calidad para comprenderlo mejor:
- Una fecha de validez.
- La relación del portafolio al cual aplica.
- Estudios técnicos usados para medir el nivel óptimo de calidad sobre los producto o servicios.
- Una empresa certificadora de calidad.
- Publicación de la certificación.
Implementar norma de calidad
Para implementar la norma se deben seguir unos pasos:
- Capacitar a todo el personal con el fin de que se familiaricen con términos como mejoramiento continuo, calidad, control de procesos, retroalimentación, auditoría, plan de acción, validación, revisión. Al conocer estos conceptos tendrá un cambio de hábitos y comportamientos que les permitirán aceptar sin resistencia a los cambios que deben hacer en sus procesos, en su manera de hacer las cosas. Tal vez ésta sea la parte más larga y más complicada porque se trata de cambiar mentalidades, de desaprender y aprender de nuevo.
- En la parte operativa se deben revisar los procesos, la calidad del producto, la necesidad de los clientes, los proveedores actuales y la posibilidad de abrir nuevos mercados.
- Cumplidos los pasos anteriores comienza el desarrollo y aplicación de la norma en todas las áreas.
- Cuando está en funcionamiento se debe implementar el sistema de auditoria interna que permite medir y evaluar el proceso y la aceptación o las falencias que pueda tener el programa, con el fin de hacer las correcciones necesarias. En éste punto se debe seleccionar la empresa certificadora, una vez esté lista para una auditoría.
- Seguidamente viene la pre- auditoría que es un ejercicio realizado por la empresa certificadora con el fin de detectar algunas falencias, que se puedan corregir antes de la auditoría definitiva y se convierte en un ejercicio de preparación.
- Por último, viene la certificación, se presenta cuando la empresa certificadora realiza una auditoría en la que evalúa el grado de cumplimiento de la norma de calidad y de éste resultado depende si la empresa es certificada o no.
El proceso de certificación será largo y muy delicado por lo que se debe buscar la asesoría de una empresa especializada en el tema, con el fin que la inversión tanto económica como en tiempo, garanticen un mejoramiento total de la empresa, permitiéndole ser competitiva en el mercado actual.
