Autenticación de documentos

Una autenticación es un proceso con el que se busca dar fe respecto a la veracidad de un documento o un hecho que ha ocurrido. Esto se hará ante la autoridad competente según el caso, donde generalmente se atenderá a la notaría, aunque esto puede cambiar según corresponda.

En cuanto al trámite de autenticación de documentos en Colombia, hay que mencionar cinco posibilidades si se acude a la notaría:

  1. Autenticación. El notario dará fe que la firma puesta sobre un documento es la que corresponde a la persona que se encuentra frente a él. Esta autenticación sólo es válida para documentos que no establezcan obligaciones y por tanto no equivale a un reconocimiento.
  2. Firma registrada. Para su registro se requiere de un representante legal de una sociedad, corporación, fundación o de una persona jurídica. Se hace con la presentación de la cédula y el certificado de la Cámara de Comercio. Es gratuito y debe ser renovado cada año.
  3. Autenticación de copias y documentos. En la notaría se pueden autenticar copias mecánicas, literales o digitales. Eso sí, deben corresponder al original que se tenga.
  4. Reconocimiento de documentos privados. El notario cuenta con la facultad de autorizar el reconocimiento de una persona en su firma dentro de un documento y a su vez del texto dentro de éste.
  5. Reconocimiento de personas ciegas, sordas o que no saben leer. Las personas en condición de dispacidad pueden apelar a este tipo de procesos. Para ello, el notario dispondrá de las condiciones necesarias para el adecuado desarrollo del trámite.

Para realizar una autenticación se requiere de:

  • Si se trata de presentación personal o de reconocimiento de un texto.
    • Cédula de ciudadanía original.
    • Cuando se requiera de presentación personal, el abogado en cuestión debe traer consigo su tarjeta profesional.
    • Este proceso se realiza para brindar poderes especiales, autorizaciones si se busca salir del país. Esta diligencia es de carácter personal en todos los casos
  • Para un reconocimiento de firma
    • Debe portar la cédula de ciudadanía original.
    • Este trámite es de carácter personal sin importar el caso.
  • Si se trata de una autenticación para una firma registrada
    • Se debe presentar la tarjeta con el registro de firmas vigente o el número de registro correspondiente a la firma.
    • Cuando se acerque a la notaría lo debe hacer de manera personal el representante legal para diligenciar una tarjeta de registro en la que se firmará y colocará una huella. Tras esto se obtendrá un número de identificación de la firma. A este documento se le debe agregar una copia de la cédula de ciudadanía.
    • Se aconseja por seguridad del interesado renovar la firma anualmente.
  • Si se quiere autenticar una copia de un documento original debe presentar el original.
  • En caso de buscar autenticar una fotocopia de una fotocopia, se debe traer consigo la fotocopia.
  • Para autenticar la fotocopia de una fotocopia que ya ha sido autenticada es necesario presentar la fotocopia autenticada.
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