Alegra: Software contable y de facturación para PyMes

¿Qué es Alegra?

Alegra es un software diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas, ayuda a gestionar como propietario o gerente la parte contable, de facturación y administración de su empresa.

Esta aplicación cuenta con un servicio en la nube, robusto y potente pero sencillo e intuitivo. Lo más grandioso de todo es lo fácil de usar. Si aún no estás usando Alegra te contamos las ventajas de usarlo.

Las 10 grandes ventajas y características de utilizar Alegra como sistema administrativo

1 Como se mencionó anteriormente es un software en la nube ¿Pero cómo es eso de la nube y  en qué me puede beneficiar?

Es un servicio a través de internet,  lo cual brinda la libertad de acceder desde donde quieras y cuando quieras. Sólo se requiere de un equipo o dispositivo móvil conectado a Internet, abrir el navegador e ingresar la siguiente dirección Alegra.com.  ¡Y listo, realmente fácil! ¿No?

2 Alegra permite crear facturas y facturas recurrentes, y una vez generadas si lo deseas puede activar la opción para que éstas sean enviadas vía correo electrónico a los clientes, permitiendo optimizar el tiempo de entregas de las facturas físicas. Al igual que también cuenta con otra serie de opciones como imprimir, descargar, entre muchas más.

3 Como usuario de Alegra no deberás preocuparte por tener que hacer instalaciones y configuraciones tediosas. Mucho menos esperar a que el agente de soporte realice la instalación como sucede en la mayoría de aplicaciones contables, las cuales solo se podrán usar desde un equipo.

4 Métricas. Nada mejor que saber qué dinero y productos se han vendido el día de hoy o en el mes. Alegra te permitirá llevar un registro ordenado de los pagos que has recibidos a la fecha y estar  informado de los saldos que están pendientes por parte de los clientes.

5 Realizar cotizaciones con Alegra sí que es una verdadera maravilla. Puedes generarlas de forma fácil y si tu cliente se decanta por tu cotización con un solo clic puedes convertirla en factura, ahorrando tiempo y evitando la fatiga de tener que crear una factura.

6 Cuenta con la opción de escoger el estilo de las facturas presentadas a los clientes. Alegra pensando en sus usuarios brinda la opción de escoger entre tres tamaños de papel tales como carta, media carta y tirilla. De igual forma permite escoger entre sus 6 diferentes diseños de factura.

7 Al igual que los ingresos es necesario llevar un registro claro y controlado de los gastos que se tienen con los pagos de obligaciones, proveedores, entre otros. El módulo de gastos además de permitir ver cada uno de estos movimientos de forma detallada es muy sencillo de entender.

8 Alegra siempre permitirá tener a la mano toda la información de los  clientes, proveedores, inventarios de tus productos, reportes claros y en tiempo real de las ventas, ver el flujo del efectivo, hacer un balance general, entre otros. Al igual que un reporte mes a mes el cual recibirás en tu cuenta de correo mostrando el estado del negocio.

9 Por si no te lo esperabas, Alegra aún tiene mucho más y en este punto hablaremos de la aplicación móvil. La cual una vez descargada te va permitir ver de forma más simplificada todos los gastos, facturas, bancos y contactos. La aplicación se encuentra actualmente disponible para Android y puede ser descargada desde la Play Store. Por lo pronto para iOS esta app está en fase desarrollo, pero tenemos el presentimiento, que el equipo de Alegra la lanzará muy pronto para ser usada desde iPhone y iPad.

10 Alegra brinda un excelente soporte al cual puedes acceder por medio de Alegra.com/123 rellenamos el formulario con el usuario, correo y mensaje donde informar lo que necesita. O si lo deseas puede resolver la inquietud por medio del centro de ayuda de Alegra, donde puedes buscar información con respecto al tema que estás buscando o resolver la duda que tengas.

Una vez vista estas 10 grandes ventajas y características de entre muchas más que tiene Alegra, estamos seguros de que deseas empezar a usarla y para eso puedes registrarte en Alegra y listo.

Escoge el plan que más se ajusta a tu necesidad o si quieres terminar de convencerte que Alegra es tu mejor aliada para administrar tu negocio como micro o pequeño empresario puedes probar durante 30 días la versión PRO y darte cuenta de que Alegra es la mejor opción para ti.

Cómo empezar a usar Alegra

Asumiendo que estás registrado en Alegra y te ha gustado por sus grandes beneficios, nos hemos tomado el tiempo de hacer una pequeña guía de Alegra.

Configuración básica

Iniciaremos configurando el sistema de Alegra, para esto una vez autenticados en la aplicación, nos ubicamos Configuración. Una vez dentro escogeremos la opción empresa:

Seguido de esta opción nos dispondremos a rellenar un formulario muy sencillo donde nos pedirá información de los datos generales de la empresa tales como: Nombre, NIT, dirección, ciudad, teléfono y tipo de régimen.

Debajo de régimen como se puede apreciar en la imagen anterior aparece una opción llamada documento de facturación, brindándonos la posibilidad de escoger entre factura de venta y cuenta de cobro.

Otra de sus  bondades es la posibilidad de escoger multi moneda,  ya que será muy útil si recibimos o cobramos en dólares o cualquier otra moneda.  Seguido de esto contamos con la opción de usar o no decimales dentro de la aplicación.

Con esto tendríamos configurada la aplicación con los datos de nuestra cuenta, lo cual es de gran utilidad como veremos más adelante.

Cómo crear una factura o cuenta de cobro

Nos dirigimos al menú y nos ubicamos sobre ingresos y según como se haya configurado la empresa nos puede aparecer de cualquiera de estas 2 formas:

Pulsamos sobre nueva factura de  venta, vale recordar que para las empresas que son régimen simplificado y escogen la opción de cuenta de cobro esto saldrá como cuenta de cobro y no como factura de venta:

Realizando este paso como mencionamos anteriormente saldría algo igual a la siguiente imagen, que es sobre donde empezaremos a crear nuestra factura.

El sistema de facturación puede iniciarse con el número de su consecutivo de facturas, el cual puede ser configurando al lado derecho de la casilla número. Suponiendo que ya lo tienes definido,  escogeremos el cliente, de no tenerlo lo puedes crear en la opción nuevo contacto.

Rellena los campos con los datos de tu cliente, les das guardar y listo, ya tienes un cliente creado en la lista de contactos.

Escoge las fechas de la factura; como la fecha en la que se elaboró, plazo este puede de ser de contado, 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o si lo desea puede generar la fecha de vencimiento de forma manual.

Ahora es sólo cuestión de escoger los ítems, éstos hacen referencia a cada uno de los servicios o productos los cuales han sido vendidos a los clientes. Si no cuentas con un producto o servicio debes ir a la opción que se encuentra debajo de ítem, pulsando sobre la lupa y se desplegará una lista.

Si no se cuenta con ítems creados, sólo aparecerá la opción Nuevo Ítem. Crea el ítem y automáticamente lo verás reflejado en las casillas junto con el precio, el valor del impuesto (el cual aplica sólo para régimen común) y la descripción. Se cuenta también con unas casillas opcionales como son descuento y cantidad.

Unas vez ingresados los ítems, descuento (el famoso rebájele un poquito) el cual está configurado para ser aplicado en porcentaje y la cantidad de artículos y actividades realizadas por ítem (ejemplo: reparacion de portatil de 2 unidades).

Procederemos a guardar y observamos que contamos con los siguientes botones:

Vista previa: Genera una vista en borrador de cómo quedaría la factura o cuenta de cobro.

Guardar y generar pago: Esta opción además de guardar la factura nos permite cerrar el estado de la factura asumiendo de que ya está paga.

Guardar y crear nueva: Como dice la misma frase, permite al usuario después de guardar una factura, la opción de poder crear seguidamente otra, sea para el mismo cliente u otro.

Guardar: Solo permitirá guardar la factura que se ha creado.

Guardar como borrador: Permite guardarse para una posterior revisión y así generar la misma posteriormente.

Guardar e imprimir: Guarda los cambios y seguido imprime la factura de nuestro cliente.

Una vez guardada quedaría algo similar a la imagen que encontraremos abajo, una factura muy detallada y con mucho estilo que hablará muy bien de ti y tu negocio. Quedará algo muy similar con tu propio logo y datos personales.

Generar reportes

Alegra cuenta con una opción dedicada a reportes los cuales son muy fáciles de generar y se encuentra dividido en secciones:

Suponiendo que vamos a generar un reporte completo de las ventas porque deseamos ver lo que la empresa ha vendido en el último mes, vamos a reporte de ventas y en la lista seleccionamos venta. Saldrá una pantalla igual a ésta, con el reporte de venta que has hecho en el último mes.

De igual forma puede ser modificado con opciones como día, semana, mes y año, ya sea de una fecha actual o antigua. También si se desea cuenta con la opción de exportar un informe a una hoja de Excel de forma sencilla.

Esto ha sido algo mínimo entre las muchas más cosas que Alegra nos ofrece. Alegra como bien lo dice su nombre ha llegado para alegrarnos la vida permitiéndonos llevar todos los procesos, cuentas, gastos y consultas de una forma mucho más organizada, clara y precisa. Por eso en ColConectada confiamos fielmente Alegra y apoyamos su gran labor.

Para más información de cómo volverse un gran experto en cada uno de los diferentes trámites que se puede hacer con Alegra, no dudes en visitar el centro  de ayuda en Alegra.com/ayuda en esta direccion podrás resolver tus inquietudes sobre Alegra.

Si deseas consultar información de interés, puedes visitar su blog en el cual se puede encontrar muy buenos articulos. Alegra.com/colombia/blog