Plantilla Excel: Cuentas por cobrar y pagar

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El orden en las empresas va de la mano con la gestión, no es coherente administrar bien los recursos y no saber las edades de la cartera o proveedores, qué debe pagar primero o a quién le debe cobrar, por esta razón es necesario tener a la mano una herramienta que facilite la veracidad de esta información, a continuación se explicará cómo hacer una plantilla en Excel para cuentas por cobrar y pagar que ayude a interpretar estos datos de manera sencilla:

Lo primero de que debemos hacer es dirigirnos a Excel y crear unas celdas con datos básicos como: Proveedor, número de factura, valor, la fecha de expedición de la factura y de vencimiento, los días que tiene por vencer o de vencida, consecutivo del soporte con el que se canceló y la fecha de cancelada.

Cuentas por cobrar y pagar

Luego procederemos a insertar la función “ahora” la cual nos permitirá ver la fecha actual, es indispensable hacer esto, más adelante veremos porqué.

Como siguiente paso nos ubicamos sobre la columna días, y allí utilizamos la función SI, la estructura de esta función es muy simple y útil, básicamente lo que hace esta función es: Si se cumple X condición, entonces pasará X acontecimiento, de lo contrario sucederá X, para este ejercicio quedaría así: Si la fecha de vencimiento es igual a ningún valor entonces el resultado es ningún valor, de lo contrario a fecha de vencimiento se le restará la fecha actual.  La resta de estos dos valores dará como resultado los días que están por vencer o de vencida cada factura.

Argumentos de función

El siguiente paso será hacer una alerta con colores para que sea visualmente más fácil saber cuáles están prontas a vencer o vencidas.

cuentas-por-pagar2

Para esto seleccionamos la columna días, luego vamos a la opción formato condicional, en inicio, estilos, resaltar reglas de celdas y por último “Es mayor que…”  en el primer recuadro pondremos desde qué cantidad de días se considera lejos de vencerse la factura, es decir para este ejemplo se utilizó el número 5 lo cual significa que de 5 días en adelante estará lejos de vencer. En el segundo recuadro seleccionamos el color el cual representará dicho acontecimiento.

Ahora procederemos a repetir los pasos para  las facturas que estén cerca a vencer o recientemente vencidas, para esto iremos de nuevo a formato condicional, resaltar reglas de celdas y por último seleccionamos la opción “Entre…” seleccionamos el rango de fechas que consideremos razonable, en este caso fue desde -4 hasta 4 y después seleccionamos el color.

Debemos repetir el mismo procedimiento para las facturas vencidas; de nuevo vamos a formato condicional, resaltar reglas de celdas y “Es menor que” ahora el número de días será un valor negativo indicando que ya se pasaron del día límite de pago para este caso será el -5.

Si queremos cambiar alguna de estas reglas en un futuro lo que debemos hacer es ir a formato condicional y seleccionar administrador de reglas, allí podemos hacer los cambios que creamos necesarios.

Así quedaría lista la plantilla de cuentas por pagar el cual también nos servirá para cuentas por cobrar, sólo se necesitará cambiar el nombre de algunas celdas como: Proveedores por clientes y el nombre de la hoja.

Descargar plantilla cuentas por cobrar y pagar

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