¿Qué es el control interno?
La Ley 87 de 1993, en su Artículo 1º define el Control Interno, de forma resumida nos indica lo siguiente: Es el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos e intereses organizacionales.
El control interno representa para una organización el conjunto de varios procedimientos, métodos o rutinas para que pueda producir datos fiables que ayuden a la dirección de la empresa en la realización de as actividades diarias de la misma.
Comprende el plan de organización y el conjunto coordinado de métodos y medidas adoptados por la empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y fiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adhesión a las políticas esbozadas por la dirección.
Objetivo del control interno
Los siguientes son los principales objetivos que enmarcan el control interno:
- Verificación de la autenticidad de los informes contables, financieros y operacionales.
- Prevención del fraude y posibilidades de descubrirlos lo antes posible y determinar su alcance.
- Localizar errores y desperdicios, promoviendo la uniformidad y la corrección al registrar las operaciones.
- Estimular la eficiencia del personal, mediante la vigilancia que se ejerce a través de los informes.
- Salvaguardar los activos y, en general, obtener un control eficiente de todos los aspectos vitales del negocio.
¿Cómo pueda ayudar a una empresa?
Hoy en día se debe combatir con un problema muy común que muy seguramente si usted es dueño de un negocio habrá experimentado en algún momento: “El fraude o hurto”. Por esta razón muchos empresarios sienten la necesidad de estar presente en su negocio desde el inicio del día, pero ser un buen gerente no implica estar las 24 horas del día en él para evitar ser víctima de este problema tan cotidiano.
La solución más viable a este tipo de problemáticas es la implementación de un control interno bien estructurado.
¿Pero cómo hago todo esto?
El control interno variará según el tipo y el tamaño de la organización, especialmente porque cada empresa tiene sus propias características y necesidades. Aunque el sistema de control interno debe adaptarse a las necesidades de la empresa, hay algunos factores que deben tenerse en cuenta:
- La necesidad de un organigrama que establezca y muestre las líneas de subordinación y asignación de funciones, además de un análisis de puestos y sus respectivas responsabilidades.
- Preparación de un manual de procedimientos que contenga prácticas de autorización, aprobación, procedimientos y rutinas, así como la definición de las personas responsables.
- Tener una estructura contable adecuada, que incluya: técnicas presupuestarias y de costos, plan de cuentas y su descripción, manual de procedimientos y diagramas de flujo de las transacciones.
- Realizar una auditoría interna para comprobar, evaluar y mejorar continuamente los controles internos.
El libro fiscal además de ser una herramienta obligatoria para las empresas en Colombia, también es útil para llevar un registro de ingresos y gastos.
Otro aspecto relevante es tener un control de sus cuentas por cobrar y pagar; implementando políticas para gestionar estos factores, hoy en día existen varias herramientas gratuitas que se encargan de este trabajo.
Le recomendamos ver la siguiente plantilla Excel: Cuentas por cobrar y pagar.
Todo lo anterior más otros aspectos específicos que deberá tener en cuenta dependiendo de sus necesidades le brindaran lo necesario para tener su empresa mejor organizada, generando eficiencia y control sobre la misma. A pesar de todo esto como dueño de su empresa no puede dejar de estar atento a todas las novedades que allí ocurran.
Arturo Quiroga
Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia. Especialista en gerencia y administración financiera; magíster en dirección y gestión tributaria. Con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias.
