Cómo redactar un oficio

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Cómo redactar un oficio

Antes de dar inicio con las recomendaciones respecto a cómo redactar un oficio, vamos a dar un breve repaso sobre cuál es su significado, para qué sirve y en qué tipo de circunstancias suele ser usado este tipo de documento.

¿Qué es un oficio?

Los oficios son una clase de documento que se elabora para hacer llegar comunicados oficiales a un destinatario en específico y que son expedidos tanto por instituciones de carácter público como privado. Eso sí, tiempo atrás sólo las instituciones públicas eran quienes daban validez oficial a este tipo de documento, pero en la actualidad las empresas particulares también lo hacen.

En ese orden ideas, una carta de oficio es redactada con el objetivo de informar, pero a partir de una redacción o escritura de carácter estrictamente protocolario, es decir, una vez se conozca este último dato será más sencillo comprender que la respuesta al cómo redactar un oficio pasa más que nada por cumplir con las condiciones definidas en el protocolo de redacción del documento.

Clasificación de los oficios

Conocer esta clase de sistema de clasificación es clave para aprender cómo redactar un oficio, porque así resultará mucho más sencillo establecer una relación entre el destinatario y el organismo desde el cual se expide el documento.

Por destino y procedencia institucional

  • Oficio interior. En el determinado caso que un oficio sea de uso interno y que por ende va a ser movilizado dentro de las propias oficinas de una institución, se le denomina como interior.
  • Oficio exterior. Es la forma en la que se clasifica a este tipo de documentos cuando el oficio es redactado con el objetivo de hacerlo llegar a un público en general u otra institución ajena.

Dirigidos a una o varias personas

  • Oficio directo simple. Es aquel oficio que se redacta pensando en ser dirigido a una persona o institución en particular, a quien se le denominará como titular. El texto será válido si es presentado por una institución.
  • Oficios múltiples. En realidad la estructura es similar al caso anterior, pero en este caso el documento es dirigido a varias personas al tiempo, motivo por el cual la redacción debe ser más abierta, para que de este modo sea comprensible por todos y no alguien en específico.

Cómo redactar un oficio

Generalmente está compuesto por una o dos páginas de acuerdo con la información que se piense presentar. Así mismo, lo usual es que el papel sea de tamaño carta (21.59cm x 27.94 cm), sin que esto signifique que no se pueda optar por el formato A4 (21cm x 29.7cm) o el formato oficio (21.59cm x 35.56cm).

Elementos o estructura de un oficio

  1. Lugar y fecha. Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (mes, día y año).
  2. Numeración. Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de: número de expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.
  3. Destinatario. Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Se sugiere incluir: nombre completo, cargo y lugar.
  4. Asunto y resumen. Se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio.
  5. Cuerpo. Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto clave, así que da a conocer tu mensaje.
  6. Despedida. Recuerda hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento.

Ejemplo de cómo redactar un oficio

Cómo redactar un oficio

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